1. INSTRUÇÕES E ORDENS

 

INSTRUÇÕES

 

Como fazer uma atividade ou tarefa, instruir é explicar com detalhes cada passo. Saber instruir não é simples pois cada indivíduo tem seu tempo e pode atrapalhar o andamento da empresa e seu planejamento, deve-se ter cuidado em não perder tempo demais e não deixar o subordinado com duvidada que possam dificultar seu desempenho.

Instrução é um termo com origem no latim "instructĭo" que faz referência à acção de instruir (ensinar, doutrinar, comunicar/transmitir conhecimentos, dar a conhecer o estado de algo). Conjunto de regras ou advertências para um fim.

 

ORDENS

 

Ao que fazer e quando de modo imperativo,as ordens podem ser gerais e específicas:

• ORDENS GERAIS - são aquelas destinadas as pessoas da Empresa, indistintamente, ex.: marcação do ponto, horários, crachás, etc. 

• ORDENS ESPECÍFICAS - são aquelas destinadas a determinadas 
pessoas, ex.: relatório sobre o veículo (motorista), relatorios de compras etc.

Quanto à forma pela qual são transmitidas, as ordens podem ser verbais (ORAIS) ou ESCRITAS:

• ORDENS VERBAIS - são aquelas transmitidas de viva voz direta e sem barreiras, as ordens gerais existe uma comunicação onde se pode tirar duvidas imediatamente.

• ORDENS ESCRITAS - são aquelas transmitidas por escrito, através de alguma correspondência ou documento, não existe comunicação direta e as duvidas são tiradas posteriormente .

 

2. COMUNICAÇÃO

 

Comunicação é o processo de transmissão de informação e compreensão de uma pessoa para outra. Toda comunicação envolve sempre duas ou mais pessoas, pois é um processo de interação de pessoas. A comunicação realiza uma ponte de significados entre duas ou mais pessoas. O fundamental é fazer com que a mensagem seja compreendida, não havendo significa que não houve uma comunicação efetiva.

 

Existem cinco etapas para que o processo de comunicação se torne possível:

 

EMISSOR: é o indivíduo que prentende transmitir a mensagem, que deseja que seu comunicado seja transferido.

 

TRANSMISSOR: etapa que codifica a mensagem, como a voz em seus diversos idiomas, telefone, email, comunicado impresso etc.

 

CANAL: o meio por onde se propaga essa mensagem, numa sala de reuniões, pela linha telefonica contrada, papel, etc.

 

RECEPTOR: é o indivíduo que decodifica a mensagem transmitida, recebendo a mensagem pelos diversos canais de comunicação e sendo capaz de entender a mensagem.

 

DESTINATÁRIO: é o indivíduo a quem a mensagem foi realmente destinada, esse deve receber interpretar e transmitir uma confirmação da mensagem.

 

A Comunicação geralmente sofre ruídos e interferências. Ruídos é uma perturbação em qualquer uma das etapas do processo acima, que pode provocar perdas ou desvios na mensagem. Interferência é uma perturbação externa que interfere no processo, provocando distorções ou distúrbios.

Nem sempre o que o emissor pretende comunicar é exatamente aquilo que o destinatário interpreta e compreende. E o desafio das comunicações nas empresas é fazer com que isso não ocorra.

Podemos ver dois tipos de comunicação em uma empresa:

 

FORMAL: A mensagem é transmitida e recebida dentro dos canais de comunicação formalmente estabelecidos pela empresa na sua estrutura organizacional. Quase toda a comunicação formal é feita por escrito e devidamente documentada através de correspondência ou formulários. Normativas, regras, funções entre outras comunicações que são diretamente relacionadas ao trabalho são transmitida de formalmente.

 

INFORMAL: Desenvolvida espontaneamente através da estrutura informal da empresa. A comunicação informal veicula mensagens que podem ou não ser referentes às atividades da empresa.

 

3. MOTIVAÇÃO

 

Sendo uma das ferramentas fundamentais motivação estará sempre presente numa empresa, senda nada mais que o motivo pra uma ação. Motivação é um conjunto de fatores psicológicos, fisiológicos, intelectuais e afetivos. Surge de dentro das pessoas, não é imposta.

Como as pessoas são diferentes entre si e reagem individualmente a uma mesma situação, a Direção deve levar em conta essas diferenças individuais e tratar as pessoas adequadamente.

 

Fatores de motivação importantes são:

 

• Trabalho interessante e que propicie desafios; 

• Remuneração adequada ao trabalho executado; 

• Oportunidades de progresso e crescimento na empresa; 

• Reconhecimento por superiores e colegas por um bom trabalho realizado.

 

TEORIA DOS DOIS FATORES – HERZBERG

 

A Teoria dos dois fatores foi formulada e desenvolvida por Frederick Herzberg, a partir de entrevistas feitas com 200 engenheiros e contadores da indústria de Pittsburgh. Estas procuravam identificar quais as consequências de determinados tipos de acontecimentos na vida profissional dos entrevistados, visando a determinar os fatores que os levaram a se sentirem excepcionalmente felizes e aquelas que os fizeram sentirem-se infelizes na situação de trabalho.

 

Fatores Higiênicos: Ou fatores extrínsecos, pois se localizam no ambiente que rodeia as pessoas e abrange as condições dentro das quais elas desempenham seu trabalho. Como essas condições são administradas e decididas pela empresa, os fatores higiênicos são: o salário, os benefícios sociais, o tipo de chefia ou supervisão que as pessoas recebem de seus superiores, as condições físicas e ambientais de trabalho, as políticas e diretrizes da empresa, o clima de relações entre a empresa e as pessoas que nela trabalham os regulamentos internos, etc. São fatores de contexto e se situam no ambiente externo que cercam o indivíduo. Contudo, de acordo com as pesquisas de Herzberg, quando os fatores higiênicos são ótimos, eles apenas evitam a insatisfação e, quando a elevam, não conseguem sustenta-la elevada por muito tempo. Porém, quando os fatores higiênicos são péssimos ou precários, eles provocam a insatisfação dos empregados.